리마인드 경영학 ⑪ 경영관리과정 / 경영통제: 통제시스템과 통제기법

오늘은 경영관리활동의 마지막인 통제에 대해서 알아보고자 합니다. 통제화 또는 경영통제라고도 부르는데요. 경영관리상 통제는 기업의 목적을 달성하기 위해 수립한 계획이 잘 이행되고 있는지를 확인하고, 측정해서 문제가 있으면 수정하는 활동을 의미합니다.

 

통제의 개념

경영관리과정에서 계획이 수립되고 목표를 효과적으로 달성할 수 있도록 조직화가 잘 이루어졌어도 궁극적으로 경영자가 설정하였던 경영목표가 반드시 달성되리라는 보장이 없습니다. 따라서 경영활동이 계획대로 진행 될 수 있도록 성과를 측정하고 수정하는 과정이 필요한데 이러한 관리기능을 통제라 합니다. 통제는 계획에서 설정된 목표들이 실제의 결과와 일치하는가를 분석, 수정하는 과정으로써 조직에 바람직한 행위와 적절한 과업수행 방법을 최종적으로 제시 하고 있습니다.

 

 

우리가 살아가는 세상에는 변화지 않는 것이 없듯이 경영환경 역시 시간이 지나면서 계속 변화되고 있습니다. 경영계획은 과거의 시간에 과거의 경영환경에서 수립된 것이므로 그 계획의 실행이 변화하는 환경의 기업목적 달성에 효율적으로 기여하고 있는지 검토하지 않을 수가 없습니다. 따라서 경영활동에 통제가 필요한 이유로서는 급격한 상황변화에 대처하기 위해서, 기업경영의 손실피해에 대한 사전예방 차원에서, 시의적절한 피드백을 위해서 그리고 효과적인 기업목표 달성을 위해서 통제는 필요하게 됩니다.

 

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통제의 대상

통제활동은 경영활동 전반에 걸쳐 이루어집니다. 경영활동이 자원의 투입, 자원의 변환 과정과 산출이라면 자원의 투입단계에서부터 산출물의 판매에 이르는 전 과정에 통제과정이 필요하며 통제 검토는 경영활동 전반에 걸쳐 피드백 되어야 합니다.

 

 

통제의 대상으로는 크게 자원, 생산, 재무로 구분해서 나눌수가 있는데 하나씩 살펴보면 자원은 경영활동에 투입되는 인적자원과 물적자원 그리고 기타서비스 자원까지 투입이 계획대로 진행되는지 여부를 판단하고, 수정 조치하여 자원의 효율성을 극대화하는데 목적이 있습니다.

 

생산은 생산계획과 생산공정을 거쳐 생산된 제품과의 비교, 분석을 하는 것으로 생산통제라고 합니다. 비교분석한 결과를 생산계획의 수정에 피드백하고 생산과정의 통제활동이 생산관리가 되게 하는데 목적이 있습니다.

 

재무는 경영활동상 자금의 운용이 원활하게 진행되고 있는지 여부와 기업의 유동성이 안전한지를 파악하고 자금의 공급과 유출, 자금의 흐름 등을 관리하는데 목적이 있습니다. 구체적인 통제의 요소로는 생산, 판매, 자금, 사람, 주식, 지식, 기술, 전략에 이르기까지 모든 경영활동이 통제의 대상이라고 볼 수 있습니다.

 

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통제활동의 과정

통제의 과정은 표준설정, 성과측정, 판차수정의 3가지 기본적인 절차를 거치게 됩니다. 표준은 통제활동의 목표 내지 기준이므로, 통제과정에 있어 첫 번째 단계로 표준설정을 하게 됩니다. 여기서 표준은 오직 성과를 측정하기 위해 책정된 기준으로 실제 결과를 측정하기 위한 기초가 됩니다.

 

 

두 번째 단계는 실제 수행된 실적을 측정하는 것으로 통제의 중심적인 단계인 성과측정입니다. 여기서는 무엇을 어떻게 측정할 것인가가 중요한 과제가 됩니다. 이 단계는 기업이 대규모화 할수록 복잡해지기 때문에 이를 극봅하기 위해 예외의 원칙의 활용이나 스탭조직이 폭넓게 이용이 됩니다. 이때 경영자는 구두 또는 서면상으로 받은 보고 중에서 숫자나 사실을 분석하여 보기도 하고, 실제 현장에 나가서 직원들의 활동과 성과를 관찰 또는 조사할 수 있습니다.

 

세 번째 단계는 편차수정으로써 표준이 설정되고 실적이 측정되면 관리자는 표준과 실적 간에 차이를 알아내어 수정하게 됩니다. 편차의 수정은 통제를 전체 관리시스템의 일부로 인식하게 하는 핵심사항으로 다른 관리기능과 관련을 갖게 합니다. 따라서 관리자는 실적과 표준의 차이에 대한 원인을 찾아 이에 관한 적합한 수정활동을 하게 됩니다.

 

이러한 경영통제의 과정은 그림과 같이 경영자들에게 기대되는 성과표준을 설정하고 실제성과를 측정하며 이 측정된 것을 표준과 비교하여 편차를 규명하고 분석하게 됩니다. 또한 필요한 수정을 하기 위해 수정조치를 위한 프로그램을 개발해야 하며, 바람직한 성과에 도달하기 위해 계획을 실시해야 합니다.

 

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통제의 유형

통제의 유형은 크게 3가지로 구분을 하게 됩니다. 사전통제는 변환과정에 들어가는 투입물을 통제함으로써 문제점이 발생하지 않도록 미리 조정하는 것으로 피드포워드통제라고 합니다.즉, 업무가 실제로 진행되기 이전에 실시하는 것이므로 예방적인 관리행동을 취한다는 점에서 바람직 합니다. 이것은 환경이나 목표에 관한 정확한 정보를 적시에 획득할 수 있어야 효과적입니다.

 

 

동시통제는 변환과정에서 업무활동의 진행중에 실시되는 것으로 문제 발생시 동시에 수정행동을 취하는 통제유형입니다. 이것은 비용도 적게 들면서 업무개선 효과가 크기 때문에 통제활동의 근간이 되는 것입니다. 예를들면 관리자가 종업원의 행동을 감독할 때 동시적으로 문제발생이나 종업원의 행동을 통제할 수 있습니다.

 

사후통제는 산출통제라고도 하는데, 모든 활동이 완료된 후에 결과를 측정하고 평가하여 수정조치를 취하는 통제활동으로써 피드백통제라고도 합니다. 즉, 실제로 나타난 조직의 성과가 계획했던 목표와 어떻게 다른지, 그 원인은 무엇인지, 실행과정에서 어떤 문제점들이 있었는지를 최종적으로 검토하는 것을 의미합니다.

 

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통제시스템

현재까지 다양한 통제도구와 기법들이 사용되어 왔으나 모든 조직에 적용가능한 통일된 통제방법은 존재하지 않습니다. 조직활동이 너무 많고 다양하기 때문에 하나의 통제시스템으로는 효과적인 통제기능을 수행할 수 없기 때문입니다. 따라서 경영자들은 조직 내의 서로 다른 많은 문제들을 다루기 위해 여러 가지 통제시스템을 활용하고 있습니다.

 

 

통제시스템은 크게 생산통제, 지원통제, 재무통제로 구분 할 수 있습니다. 생산통제는 생산의 효과성과 효율성을 달성하는 측면에서 물적자원 투입물의 변환과정에서 이루어지는 통제활동을 말합니다. 주로 일정통제가 주를 이루고 있으나 품질에 대한 통제활동도 대두되고 있습니다.

 

지원통제는 기업 내 모든 활동을 지원하기 위해 필요한 자원을 시기 적절하게 배분하여 활용하도록 통제하는 활동을 말하는 것으로 이러한 지원통제활동에는 인적자원과 정보자원 등이 포함됩니다. 재무통제는 자본을 효과적으로 조달하고 활용하기 위해 통제하는 활동으로 기업의 기본목표인 이윤극대화 측면에 관련 있기 때문에 경영자에게 매우 중요한 통제활동이기도 합니다.

 

그림과 같이 계획과 성과 중간에는 여러 가지의 통제시스템이 존재하게 되는데 이러한 것들은 경영정보시스템으로 관리되고 운영되어 집니다. 또한 경영계층별로 통제에 대한 권한이 달리 적용되고 있고, 시점에 따라 통제시스템 사용도 상이하게 적용된다고 할 수 있습니다.

 

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통제기법 - 예산통제와 재무비율분석

경영통제하면 곧 예산통제를 연상하리 만큼 예산통제제도는 가장 오래되었으며, 널리 보급된 통제기법입니다. 예산통제제도는 일찍이 미국에서 국가예산의 도시행정의 응용을 계기로 기업에 적용됨으로써 생성되어 1920년대에 널리 보급된 경영통제제도의 하나입니다.

 

 

예산통제는 기업이 장래의 일정기간에 대한 예산을 편성하고, 이 예산에 의거하여 기업 전체 및 각 부문의 활동을 지휘, 조정하고, 예산과 실적의 차이를 파악하여 분석함으로써 경영관리를 효율적으로 수행하고자 하는 제도입니다.

 

예산은 미래 일정기간의 경영계획을 화폐단위로 표시한 것으로 실제 이루어진 경영성과를 평가하기 위해 미리 책정된 표준으로써 계획된 자원할당을 재무적 또는 계수적 용어로 표현한 문서이며 예산통제는 계획 수립시의 성과와 집행활동의 결과로서의 실적과의 비교와 관련된 경영통제를 의미합니다.

 

예산의 형태는 그림과 같이 운영예산, 자본지출예산, 재무예산으로 구성이 됩니다. 운영예산은 예산기간 내의 각 책임단위조직을 위한 재무계획을 나타내는 계산서로서 수익과 비용을 포함한 운영활동을 반영하게 됩니다. 여기에는 비용예산, 수익예산, 이익예산이 포함됩니다. 자본적 지출예산은 건물이나 설비와 같은 고정자산에 투자한 장기적인 계획수립과 관련된 예산입니다. 재무예산은 조직이 현금을 어떻게 획득하고 이 현금을 어떻게 사용하는가를 표현한 예산으로써 현금예산과 재무상태표예산이 있습니다.

 

 

경영자들은 여러 가지 재무자료를 가지고 재무상태를 알기 위해 비율분석을 합니다. 비율분석이란 재무자원의 배분을 점검하고 조정하기 위해 각종 재무비율을 분석하는 것으로 크게 유동성비율, 레버리지비율, 활동성비율, 수익성비율이 있습니다. 유동성비율은 조직이 단기부채를 상환할 수 있는 능력을 나타내주는 것으로서 유동부채를 상환하기 위해 유동자산을 조달할 수 있는 능력을 보여줍니다.

 

레버리지비율은 채권자들로부터 장기자본을 공급받을 수 있는 정도를 나타내줍니다. 활동성비율은 조직이 자원을 얼마나 효과적으로 활용하는가를 나타내줍니다. 수익성비율은 전반적으로 볼 때 얼마나 효과적으로 관리되고 있는지를 나타내줍니다.이러한 비율분석을 통해 경영자는 기업의 건전성 유무를 판단할 수가 있고, 비교기준을 가져갈 수 있기 때문에 의사결정에 큰 도움을 받을 수 있습니다.