리마인드 경영학 ⑧ 경영관리과정 / 조직화(1): 조직구조 설계와 조직분화

이번시간에는 경영활동 관리과정의 두번째 시간으로써 조직화에 대한 내용에 대해서 알아보겠습니다. 조직화는 조직의 구성원들이 담당할 역할과 구조를 설정하는 경영관리의 한 분야입니다. 조직이 어떻게 만들어지고, 어떤 구조를 가지고 있는지 그 과정에 대해서 살펴보도록 하겠습니다.

 

조직의 기본원리와 기본원칙

조직이 목적을 효율적으로 달성하기 위해서는 조직의 일정한 원리와 원칙을 따라 형성하게 됩니다. 여기에는 기본적 원리의 개념이 존재하는데 분업/조정의 원리와 권한/책임의 원리를 들 수 있습니다. 분업/조정의 원리를 통해 조직형성의 출발점인 과업을 형성시키고, 권한/책임의 원리를 통해 과업을 수행하도록 하는 것입니다.

 

 

하나씩 살펴보면 분업/조정의 원리에는 2가지 원칙이 존재합니다. 전문화의 원칙은 조직구성원에게 가능한 한 하나의 전문화된 업무를 분담시켜야 한다는 것을 의미합니다. 조정의 원칙은 조직의 효율성을 높이기 위해 분업화와 부문화에 의한 작업활동을 상호조정하는 것을 의미하는 것으로 조직의 여러활동으로 인해 불필요한 조직간의 마찰을 최소화하는 것이 목적입니다.

 

권한과 책임의 원리에는 6가지의 원칙이 존재합니다. 권한과 책임의 원칙은 조직을 구성하는 각 구성원의 직무부담과 권한 및 책임의 상호관계를 명확히 하여야 한다는 것입니다. 감독한계의 원칙은 능률적인 감독을 하기 위해서는 상위자가 통제하는 하위자의 수를 적정하게 제한해야 한다는 원칙입니다. 권한위임의 원칙은 직무의 일부를 상사가 부하에게 직무수행에 필요한 권한을 위임해야 한다는 원칙입니다.

 

예외의 원칙은 일상 반복적인 정형적 의사결정 내지 일상적 업무의 처리는 가급적 하위자에게 위임하고 최고경영자는 예외적이고 우발적인 중요한 업무에 전념한다는 원리입니다. 계층단축화의 원칙은 조직의 능률을 높이기 위해서는 조직의 계층을 가능한 적게 해야 한다는 원칙입니다. 명령일원화의 원칙은 하위자는 한 사람의 직속상위자로부터 명령과 지시를 받아야 한다는 원칙입니다. 이러한 조직의 기본원리와 원칙에 따라서 조직구조를 설계하게 되는 것입니다.

 

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조직구조의 개념 및 구성요소

조직구조의 개념에 대해 살펴보겠습니다. 앞서 이야기를 했지만 한번 더 정리를 하면 조직화라는 것은 조직의 목표, 자원, 환경에 적합하도록 조직구조를 형성하는 과정입니다. 조직구조는 조직의 구성요소와 직위의 배열과의 상호관계를 의미합니다. 즉, 조직화를 통해서 조직구조를 만든다는 것입니다. 이러한 조직구조의 구성요소를 살펴보면 6가지가 있는데요.

 

 

활동의 전문화는 분업과 부서편성의 정도를 말하고, 활동의 표준화는 조직활동의 예측성을 보장하기 위해 사용되는 절차들을 말합니다. 활동의 조정은 조직 내의 하위단위의 기능을 통합하는 절차를 말하고, 의사결정의 집권화와 분권화는 의사결정권의 소재가 어디에 있는지를 의미합니다.

 

과업단위의 규모는 작업집단의 구성원들의 수를 말하고, 조직의 계층과 권한구조는 과업을 수행하는 구성원이 갖게되는 직위 및 권한의 내용을 의미합니다.

 

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조직구조 설계의 결정요인

조직구조를 설계할때는 결정적인 요인들이 있는데 조직도에는 나타나 있지 않지만 조직이 운영되면서 구성원들의 행동이나 그들간의 관계에 영향을 미치는 구조적 특성을 조직구조를 결정하는 요인들이라 부릅니다.

 

 

어떠한 목적에 의해 조직이 만들어지고, 그 목적에 부합되는 조직구조를 설계하게 되는데 이러한 것에 영향을 미치는 요인들을 변수라고 합니다. 크게 기본변수와 상황변수로 나눌수가 있고, 기본변수에는 분화, 집권화, 공식화가 있습니다. 상황변수에는 규모, 기술, 환경이 있습니다. 우선 상황변수를 살펴보면 규모는 조직에 참여하고 있는 종업원의 수를 조직규모라고 하는데 그에 따라 조직의 크기가 결정됩니다. 즉, 조직구조 결정에 영향을 주는 상황변수로 등장하게 되는데 판단지표로는 종업원수, 매출액, 총투자자본 등이 있습니다.

 

기술이란 조직이 투입물을 산출물로 변형시키는 과정 혹은 방법을 가리키는 말입니다. 기술적 특성이 조직구조의 특성과 밀접한 관계를 갖고 있어 이들을 적절히 결합시켜 줄수 있도록 조직설계가 이루어져야 그 조직은 높은 수준의 효과성이나 생산성을 올릴 수가 있습니다.

 

끝으로 환경은 조직의 효과성에 영향을 미치는 외부기관들이나 특정세력으로 구성된 것으로 조직이 직접 통제할 수 없거나 거의 통제할 수 없는 것을 의미합니다. 환경이 단순하고 안정적이며 불확실성이 적은 경우에는 영향력이 없지만 복잡하고 유동적이며 불확실성이 높을수록 조직은 보다 유연하게 설계되어야 합니다.

 

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조직구조 설계의 기본변수 (조직의 분화)

조직은 목표를 효율적으로 달성하기 위해 필요한 일들을 명확히 하고, 세분하여 업무를 할당하게 되는데 이를 전문화, 분업화 또는 분화라고 합니다. 과업의 분화가 많이 될수록 복잡성이 높아지는데 분화를 복잡성이라고도 부릅니다. 기업의 업무활동은 크게 업무의 종류에 따라 수평적분화와 업무를 수행하는 직위계층에 따라 수직적분화로 나누어 집니다.

 

 

수평적분화는 분업의 원리에 따라 일을 세분화해가는 직무전문화와 세분화된 업무를 유사성에 따라 집단화 시키는 부문화로 구분합니다. 분업의 원리로 각 담당자가 세분된 일을 하게 되면 자기업무에 가장 수월한 방식들을 개발할 수가 있고, 그에 따라 작업 수행 능력도 향상됩니다. 이와같은 수평적 분화에는 라인부문, 전문스탭, 관리스탭으로 형성되어 발전하게 됩니다.

 

라인부문은 기업이 기본적으로 수행되어야 할 활동들이 1차적으로 분화되어 라인부문으로 형성되는 것으로 기능적분화와 단위적분화로 나누어 집니다. 기능적분화는 기업의 경영활동 즉, 구매, 생산, 판매활동들이 기능적으로 분화한 것을 의미합니다. 예를들면 구매부, 생산부, 판매부 등의 기능적으로 분화된 것이라고 볼 수 있습니다.

 

단위적분화는 구매,생산,판매 등의 경영활동을 지역별 또는 제품별 또는 고객별로 분화하는 것을 말합니다. 사업부제 조직이 대표적인 예입니다. 단위적분화가 대규모의 조직에서 다양한 제품 또는 지역이 독자적인 시장을 가지고 있을 때의 분화라면 기능적분화는 단일품종의 제품을 제조하는 기업에서의 분화라고 할 수 있습니다.

 

전문스탭은 1차 라인부문이 분화되면 2차적으로 전문스탭이 형성되는데 사람, 자금, 물자, 기술들이 결합해서 업무의 구성요소가 결합합니다. 즉 인사부, 경리부, 총무부 등 전문적 기술을 가지고 라인부문에 협조와 지원을 해주는 역할을 수행하게 됩니다.관리스탭은 3차적 분화라고 하며 기획부, 조직부, 통제부 등 관리스탭 부문들이 이에 속합니다.

 

수직적분화는 조직의 상하관계를 구분하는 것으로 이에 따라 계층이 형성되고 직위가 결정됩니다. 작업기능은 제 작업을 실시하는 기능으로 원료를 구입하고 생산 및 가공하여 제품을 만드는 작업층을 말합니다.

 

관리기능은 감독한계의 원칙, 계층단축화의 원칙에 따라 최고관리기능, 부문관리기능, 현장관리기능으로 나누어 지는 것을 의미합니다.

 

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집권화와 분권화

끝으로 조직구조 설계의 기본변수중 집권화와 분권화에 대해서 알아보겠습니다. 집권화는 의사결정 및 통제의 권한이 상위층에 집중되어 있는 형태를 말하고, 분권화는 조직의 여러계층에 대폭 위양되어 있는 형태를 말합니다. 환경변화가 급변하고 기술의 속도가 빨라짐에 따라 보다 유연하게 적용할 수 있는 분권화가 집권화 보다는 유리할 수가 있는데요. 이 둘의 장단점은 보시는 표와 같습니다.

 

 

공식화는 조직이 어떤 일을 누가 언제 어떻게 수행해야 한다는 것을 어느정도 공개적으로 규정하느냐에 관한 개념입니다. 조직이 더 많은 규칙과 엄격한 절차에 의존할수록 공식화된 정도가 높다고 볼 수 있습니다.

 

공식화의 장점은 업무행위의 편차를 최소화하고 업무흐름의 일관성과 명확성을 높여 효율적으로 조직을 운영할 수 있다는 점입니다. 단점은 공식화가 심화되면 구성원의 재량권이 낮아지고, 융통성이 낮아져서 조직이 경직될수 있다는 점입니다. 이는 급변하는 환경에 대처하기가 어려워진다는 것을 의미합니다.